Журнал учета выдачи хозяйственных принадлежностей в школе. Журнал выдачи расходных материалов
Вести книгу учета материальных ценностей не сложно . Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль . Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.
С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии , в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.
Общие положения
Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия
. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.
Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика , назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.
Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.
Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию .
Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись . Факт ее совершения фиксируется в книге учета.
Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов . Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.
Нормативные акты
Требование
, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено
. Тем не менее, организации продолжают ему следовать
ввиду требований иных нормативно-правовых актов.
Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.
Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.
Порядок заполнения
Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница) , в которую вносятся следующие данные :
- полное наименование компании;
- название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
- должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
- дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).
На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности . По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф :
- Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
- Стеллаж.
- Ячейка.
- Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
- Цена (за одну единицу хранимой вещи).
- Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
- Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).
Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала» , к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.
Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке :
- В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
- Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
- В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
- Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
- Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
- Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
- Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.
Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках . Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф : дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.
Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н . По ОКУД ее номер 0504206
. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.
Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование» . Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5 , где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.
Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.
Обратите внимание! Каждая операция по выдаче имущества в личное пользование и по его возврату должна осуществляться под роспись в форме 0504206 лица, получившего материальные ценности, с проставлением даты фактического произведения действий.
Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.
Учетный журнал ведется бессрочно , пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.
Обратите внимание! Удалять какие-либо реквизиты из официальных бланков запрещается! Постановление Госкомстата РФ №20 от 1999 года о порядке применения унифицированных форм разрешает предприятиям при необходимости вносить в бланки первичной учетной документации дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты, имеющиеся на утвержденных унифицированных формах, должны оставаться при этом без изменения, в том числе, название документа, номер формы, код.
При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами .
Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер . Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.
Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму . Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц . Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.
Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.
Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей формы № 423-АПК утверждена приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750 и согласована с Госкомстатом для использования при ведении первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях.
Назначение карточки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Данная карточка является специализированной формой первичной учетной документации. В процессе деятельности организации сельскохозяйственного направления широко применяют различный инвентарь и хозяйственные принадлежности — такие средства труда, которые в процессе производства используются многократно, но при этом не меняют свои свойства и предназначение. Только по истечении установленного срока после начала эксплуатации они начинают терять свои технические характеристики. Например, это слесарный инструмент, инструмент для земледелия, различные приборы, производственный и хозяйственный инвентарь.
Форму карточки скачайте на нашем сайте:
В карточке учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей учитываются средства труда, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев, а стоимость составляет не более 2 000 рублей. То есть карточка предназначена для учета малоценных основных средств. Она позволяет получать оперативные данные об укомплектованности инвентарем и хозпринадлежностями определенного производственного участка и вести надлежащий контроль за движением такого имущества.
ВАЖНО! В настоящее время ограничение стоимости инвентаря для учета в карточке (2 000 рублей), установленное еще в 2003 году, неактуально. Поэтому в карточке можно учитывать те малоценные основные средства, стоимость которых не превышает установленный учетной политикой стоимостной лимит для подобных активов.
В учете организация может использовать унифицированную форму документа либо самостоятельно разработанную, которая должна содержать обязательные реквизиты.
Какие реквизиты должен содержать первичный документ, изучите в статье .
Пояснения по заполнению карточки
Для внесения данных в карточку инвентарь и принадлежности следует сгруппировать по однотипному применению или одинаковой стоимости. В карточке указывается наименование группы имущества и ее назначение.
Карточка оформляется в одном экземпляре на каждое материально ответственное лицо. Данные по поступлению и выбытию инвентаря вносятся в карточку на основании первичных документов.
Лицевая сторона формы предназначена для указания:
- наименования актива,
- инвентарного номера,
- срока эксплуатации,
- реквизитов документа на поступление,
- стоимости,
- данных о выдаче,
- корреспонденции счетов,
- остатка матценности,
- подписи ответственного лица.
На оборотную сторону карточки вносится информация о выбытии актива. Выбытие производится на основании решения специальной комиссии и оформляется актом.
Итоги
Организация достоверного и своевременного учета поступления, хранения, эксплуатации, выбытия инвентаря и хозпринадлежностей способствует контролю за этими активами, своевременному их пополнению и обновлению. Форма № 423-АПК помогает осуществить эти важные задачи.
Ранее для учитывания поступления и хранения ТМЦ на склад использовалась форма МХ-5, в которой на каждый вид ТМЦ выделялся отдельный раздел.
Форма журнала
Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов.
В качестве примера можно привести журнал учета материальных средств, который используется кладовщиками в военных подразделениях. На его примере организация может разработать собственную форму документа.
Журнал учета материальных ценностей, форма 26
Такие книги ведутся бессрочно до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, ФИО и должность ответственного за заполнение лица, дата начала и окончания заполнения документа. Листы нумеруются и прошиваются, скрепляются печатью организации.
Учитывание ТМЦ на предприятии
Учитывание ТМЦ на предприятии ведется в целях контроля за сохранностью, и целесообразностью использования имущества. Информация об имуществе предприятия вписывается в складской журнал. Ведение учета материальных ценностей, как и обязанность внесения записей в документ, ложиться на назначенного директором специалиста - кладовщика. Учитыванию подлежат все виды материальных средств, которые поступили на склад предприятия. Причем, не имеет значения источник их поступления и способ приобретения.
МЦ, поступившие или выбывшие из организации, приходуются или списываются по книге учета в тот же день. Данные, указанные в ней, должны соответствовать наличию материальных средств на предприятии.
Кладовщик выдает сотрудникам МЦ под роспись. Информация обо всех выданных МЦ вносится в книгу.
Периодически в организации проводится проверка наличия имущества и состояния учетной документации в организации. Информация о результатах проверки сверяется с данными книги, о чем делается отметка в соответствующем разделе.
По заданному вопросу можно судить, что все требования к ведению журналов инвентарного учета на предприятии уже соблюдаются (прошивка, нумерация страниц, удостоверительная надпись на обороте и т.п.). Остается сделать лишь небольшое пояснение.
Понятие «инвентарный учет» используется в конфиденциальном делопроизводстве , когда необходимо учитывать (идентифицировать в пределах документопотока и индексировать) не только сам документ, но и его носитель (лист, бланк, скрепленный или сброшюрованный многостраничный документ, формат, форму и т.п. внешние признаки документа).
Если речь идет о научно-технической документации промышленного предприятия, то в понятие «учет инвентарный» входит фиксирование состава и сведений о конфиденциальной технической документации , о сброшюрованных документах, документах выделенного хранения и других документах на любом носителе, не включаемых в номенклатуру дел ; на инвентарный (списочный, перечневый учет по номерам по порядку) ставятся носители информации (документы предварительного учета), а также законченные делопроизводством дела (дела с исполненными документами), сами учетные журналы и картотеки. Это необходимо для аналитической работы по защите информации:
- фиксирования исходных и рабочих сведений о документе, его комплектности и целостности всех элементов;
- контроля местонахождения документов и доступа к ним работников предприятия;
- проверки реального наличия документов;
- для проведения аналитической работы по изучению и проверке осведомленности работников с содержанием документов.
Учет конфиденциальных документов, в том числе и инвентарный, ведется централизованно службой безопасности (службой делопроизводства или отделом по работе с технической документацией, если им поручен конкретный участок работы с соответствующими конфиденциальными документами) и включает следующие операции:
- индексирование документов,
- первичную регистрацию исходных сведений о документе, ведение журнала или формирование картотек (баз данных),
- ежедневную проверку правильности регистрации документов и их наличия.
При этом из журнала (картотеки или базы данных) на носитель / документ переносится порядковый номер инвентарного учета носителя, который оформляется в правом верхнем углу документа или его титульного листа (если документ сброшюрован и имеет обложку). Он называется грифом инвентарного учета , поскольку в нем кратко фиксируется и соответствующий гриф ограничения доступа по виду тайны (степени конфиденциальности).
Пример 1
Грифы инвертарного учета
Свернуть Показать
А в журнале инвентарного учета по видам носителей документов должны быть зафиксированы следующие сведения:
Пример 2
Журнал инвертарного учета
Свернуть Показать
Приведенные примеры оформления инвентарного учета представляют собой обобщение опыта «лучших практик» и, конечно, имеют рекомендательный характер. Каждое предприятие, являясь владельцем соответствующей информации и предпринимая меры по ее защите, самостоятельно регламентирует виды и способы идентификации, регистрации документов и учета их носителей по виду соответствующей тайны.
Порядок инвентарного учета носителей может быть оформлен:
- в качестве раздела в общей Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
- если конфиденциальных документов / документов ограниченного распространения в организации немного, то можно разработать специальный Регламент регистрации и учета документов ограниченного доступа / ограниченного распространения . В данном регламенте в зависимости от вида документа и вопроса / направления деятельности предприятия и по виду тайны сначала оформляется раздел о порядке инвентарного учета носителей документов, а потом - раздел о регистрации собственно документов;
- а если речь идет о научно-технических производственных документах, то более конструктивным и современным способом регламентации применяемого инвентарного учета будет следующий:
- в производственной или рабочей инструкции, в которой устанавливаются параметры какого-либо производственного процесса, четко выделяются алгоритм реализации и соответствующая блок-схема; специалисты отрасли, разработчики инструкций и регламентов обычно соблюдают это правило;
- в алгоритме и блок-схеме процесса анализируется, формализуется и регламентируется информация, порядок ее документирования в зависимости от вида тайны и применяемые при этом носители (бумажные, электронные, их форматы); в регламентации этих так называемых документоориентированных составляющих или аспектов специалистам отрасли могут помочь представители службы безопасности и службы делопроизводства. Причем на практике может оказаться, что конфиденциальность устанавливается не всегда и не в любом производственном процессе;
- в уже формализованном порядке документирования в зависимости от вида тайны (степени конфиденциальности) выделяются и устанавливаются отдельно порядок инвентарного учета носителей информации документов и порядок регистрации самих документов.
Таким образом, инвентарный учет носителей «вписывается» в регламентированный процесс по основным производственным функциям предприятия за счет четкой регламентации порядка документирования этого процесса. Решение данной задачи обычно входит в зону ответственности службы безопасности или другого подразделения, которому поручается ведение конфиденциального делопроизводства.
В «открытом» делопроизводстве служба документационного обеспечения управления инвентарный учет практически не применяет, а по аналогии с инвентарным учетом отдел кадров учитывает в основном трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствующей книге утвержденной формы.
Количество:
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Год: 2019
Формат: А4 (210x290 мм)
Переплет: Мягкая обложка
Способ скрепления: Скрепка
Настройка блока страниц
Показать ▼
Страниц: 10 (листов: 20 ) (Рекомендуется 60 страниц )
Выберите количество страниц
Плотность бумаги:
?
48 гр./кв.м
- тонкая недорогая бумага слегка сероватого или древесного оттенка. Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена. 65 гр./кв.м
- выбеленная бумага. Широко используется при печати книг, журналов и т.д. 80 гр./кв.м
- выбеленная бумага. Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.
Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью:
?
Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами: Стоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 45
руб. 
9 из 10 покупателей заказывают прошнуровку и скрепление печатью
А 7 из 10 дополнительно заказывают нумерацию страниц
?
Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала.
?
Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала.
?
Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.
Настройка обложки
Показать ▼
Швейно-клеевое скрепление
?
Швейное скрепление
(делает переплет более прочным)
Сделать тиснение на обложке: ?
Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная). Можно произвести тиснение: название организации, логотип, любые комбинациии букв, цифр и рисунков.
Стоимость работ по тиснению составляет 80 руб.
Если Вы загрузили логотип Вашей компании, то мы можем оттиснить его вместе с названием журнала
Пронумеровать, прошнуровать, опломбировать: ? Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Подробнее о мягком переплете Мягкий переплет - один из наиболее недорогих и быстропроизводимых переплетов.
Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.
После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине.
Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.
Цвет обложки: белая
Ламинировать обложку:
?
Ламинирование
- это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений. Мы выполняем односторонную и двухстороннюю ламинацию до формата А1 на специальных устройствах - ламинаторах.
Основное назначение горячего ламинирования - защита изображения от различных внешних воздействий, к каковым могут относиться пролитый кофе, всевозможные попытки помять, соскоблить, исцарапать изображение, влажная уборка помещений, дождь, снег. Но опытные пользователи знают и о другом ценном свойстве ламинации: оно может значительно улучшить качество изображения. При использовании глянцевых пленок изображение "проявляется" краски становятся более контрастными и сочными. Благодаря эффекту "проявления" недорогая бумага с ламинированием приобретает вид роскошной фотобумаги.
Статьи по теме
